Конференц-зал

Конференцию проводим в отеле.

В настоящее время отели высоко ценят индустрию MICE как источник высокого, и, главное, стабильного, практически не зависящего от сезона, дохода. Поэтому они не жалеют средств на совершенствование сервиса, постройку новых помещений для проведения мероприятий и модернизацию уже существующих.

Все больше отелей осознает, какую экономическую выгоду может приносить им проведение различных тематических мероприятий – от научных конференций и деловых форумов с большим количеством участников до бизнес-совещаний и учебных семинаров небольшого масштаба. При привлечении заказчиков таких мероприятий каждый отель исходит из своих возможностей – номерного фонда, количества и вместимости залов для заседаний, наличия необходимых вспомогательных помещений, мощности ресторанного комплекса. И здесь необходимо трезво оценивать свои возможности удовлетворить запросы устроителей различных мероприятий с тем, чтобы оптимально загрузить имеющиеся помещения, обеспечив при этом комфортные условия работы для всех участников.

Для выполнения последней задачи следует придерживаться определенных нормативов, разработанных профессионалами конгрессного бизнеса. Международной ассоциацией конгресс-центров (AIPC) определены стандартные требования, которым должны соответствовать помещения, предназначенные для проведения мероприятий делового и научного характера. Эти требования касаются наличия необходимого количества помещений различного назначения, специальной мебели и оборудования, набора требуемых услуг, квалификации обслуживающего персонала, мер безопасности. Это сделано в интересах участников таких мероприятий, чтобы обеспечить им условия для продуктивной работы.

Предпочтительно, чтобы помещения для проведения мероприятий находились на некотором удалении от гостевых номеров, гостиничного лобби, баров и прочих мест скопления людей, не являющихся участниками данного мероприятия. Лучше всего, если гостиничный конференц-центр расположен в отдельном крыле и помимо входа со стороны гостиницы имеет вход непосредственно с улицы, что уменьшает нежелательную циркуляцию потоков.

В удачно спроектированном конференц-центре, должно соблюдаться оптимальное соотношение больших и малых залов для заседаний. Кроме того, необходимы вспомогательные помещения для размещения оргкомитета, докладчиков, программного комитета, секретариата, для работы представителей средств массовой информации, а также для отдыха синхронных переводчиков (в случае, если конференция предусматривает несколько рабочих языков). В гостиничных конференц-центрах современной постройки уже не встретишь залов для заседаний с наклонным полом и стационарно установленными креслами. Предпочтение отдается многофункциональным трансформируемым залам, которые при помощи звукоизолирующих перегородок удается успешно «кроить» в зависимости от пожеланий организаторов конкретного мероприятия. Что касается зоны для регистрации участников, ее площадь определяется из расчета 0,7 кв.м на одного участника мероприятия.

Особое внимание следует уделить фойе – их количеству и площади. Желательно, чтобы у каждого большого конференц-зала было отдельное фойе. Тогда люди, выходящие на перерыв из одного зала, не будут мешать шумом и разговорами тем, у кого заседание еще продолжается. А поскольку в фойе обычно во время перерыва подается кофе, то каждый спокойно пьет «свой кофе», не опасаясь, что покушается на чужую собственность. В больших фойе, куда одновременно выходят двери нескольких залов, приходится ставить перегородки, или растягивать ограничительные ленты, что весьма неудобно, а главное, вызывает у людей негативную реакцию.

Необходимо понимать, что невозможно провести конференцию, располагая только одним, пусть даже самым комфортабельным и технически оснащенным залом, поскольку для ее проведения потребуется еще целый ряд помещений.

Для примера определим потребность в помещениях для проведения научной конференции, в которой участвует 300 человек. Во-первых, для проведения пленарных заседаний, а также церемоний открытия, закрытия, награждения необходим зал, способный вместить всех участников, т.е. в данном случае на 300 мест. Предположим, что в рамках конференции предусмотрена работа 3-х секций. Это означает, что потребуется еще 3 зала меньшей вместимости. Согласно существующим нормативам, их суммарная вместимость должна составлять как минимум 80% от вместимости пленарного зала. Если в секциях приблизительно равное количество участников, то для их работы необходимо предоставить 3 зала на 80 мест каждый. При этом, чтобы обеспечить достаточный обзор демонстрационного экрана, высота потолков не должна быть меньше 3,6 м.

Существует несколько наиболее распространенных видов расстановки мебели и оборудования в залах заседаний. Наиболее экономной является «театральная» рассадка – стулья ставятся рядами лицом к докладчику. Необходимую площадь зала определяют исходя из количества людей, которых желают в нем разместить.

Другой распространенный способ рассадки – «классная комната» – участники сидят за столами, поставленными рядами. Здесь норматив значительно выше. Еще больше пространства необходимо для «круглого стола», часто заменяемого «квадратом», а самой неэкономной с точки зрения занимаемой площади является так называемая рассадка «покоем». Есть свой норматив и для «банкетной» рассадки за круглыми столами.

Многочасовое сидение – довольно утомительное занятие само по себе, поэтому мебель должна быть как можно более комфортной. По мнению компании «Аптренд» – поставщика мебели и оборудования в гостиницы и конференц-залы, такая мебель должна быть эргономичной: складные конференц-столы и стулья, штабелируемые стулья, разборные сцены, мобильные складные перегородки. Основное требование к мебели в гостиничных конгресс-центрах – это мобильность и легкое складирование (она должна быстро и легко собираться и в сложенном виде и занимать мало места). Как правило, при производстве складных стульев с мягкой спинкой и сиденьем, используется негорючая ткань типа Trevira.

Кроме залов заседаний для обеспечения успешной работы конференции необходим целый ряд вспомогательных помещений – для регистрации участников, работы оргкомитета и его служб, размещения сопровождающей конференцию выставки и т.д.

Определять размеры необходимых вспомогательных помещений рекомендуется следующим образом:

• площадь помещения для регистрации участников рассчитывается из расчета 0,7 кв. м на каждого участника. В данном случае ее величина составит 210 кв. м (0,7х300);

• минимум 5 офисов, каждый площадью не менее 10 кв. м для размещения оргкомитета, секретариата, программного комитета, пресс-службы и др. Если в работе конференции предусмотрен синхронный перевод, то необходимо предусмотреть комнату для отдыха синхронистов, расположенную неподалеку от кабин синхронного перевода;

• фойе, где во время перерывов подается кофе, должно одномоментно вмещать не менее 60% всех участников мероприятия, а его необходимая площадь определяется из расчета 1 кв. м на человека, т.е. в данном случае – 180 кв.м.

В последнее время все больше конференций сопровождается выставками. Для того, чтобы определить чистую площадь стендов (т.н. площадь-нетто), которые можно установить в том или ином помещении, рекомендуется воспользоваться простым правилом: разделить площадь пополам. Например, в зале площадью 500 кв. м можно смонтировать стенды, суммарная площадь которых составит 250 кв. м, остальная площадь предназначена для проходов, входной зоны, аварийных выходов, размещения вспомогательного оборудования (например, противопожарного). Потолки выставочного зала не должны быть ниже 3,0 м.

Чтобы работа заседания проходила успешно, его участникам необходимо обеспечить звуковой и световой комфорт. Чрезвычайно важное значение имеет акустика помещения. Внешние звуки раздражают и отвлекают. Значит, необходимо обеспечить достаточную звукоизоляцию помещения. Нормы по звукоизоляции: 70 дб для окон и дверей, 40 дб для перегородок между залами. Если в помещении находится свыше 60 человек, рекомендуется использовать звукоусиление, т.к. если людям необходимо напрягаться, чтобы услышать докладчика, очень велика вероятность, что они будут отвлекаться и даже перестанут слушать вообще.

Освещенность в любой точке зала не должна быть ниже 400 люменов. Для иллюстрации докладов и при проведении презентаций широко используется различное проекционное оборудование. При использовании устаревшего проекционного оборудования (слайд– и оверхед-проекторов) необходимо предусмотреть наличие светоизолирующих штор для помещений с дневным освещением. Современные мультимедийные проекторы обладают высокой яркостью и менее чувствительны к освещенности, однако и в этом случаю при их установке надо избегать попадания на экран прямого света.

Особое внимание должно быть уделено средствам оповещения и связи. Обязательно наличие средств радиотрансляции – для передачи объявлений различного характера, особенно в экстренных случаях.

Что касается средств связи, то, по-прежнему, сохраняется требование установки в фойе телефонов – как городских, так и дальней связи. Все чаще организаторы мероприятий требуют обеспечить беспроводной доступ в интернет во всех помещениях отеля – не только в конференц-центре, но и в гостевых номерах и в лобби.

На примере работы конференц-и конгресс залов отелей «Рэдиссон САС Славянской Гостиницы и Делового Центра» (г. Москва), Центра Международной Торговли (г. Москва), «Арарат Парк Хаятт Москва» и «Рэдиссон САС Лазурная» (г. Сочи) можно убедиться, что конгрессный бизнес в России не стоит на месте.

Рэдиссон САС Славянская

Гостиница и Деловой Центр

По словам Генерального менеджера гостиницы Рэдиссон САС Славянская Йоргена Ратьена и начальника отдела по организации банкетов и приемов Александра Булакина, в стенах их гостиницы за прошлый, 2006 год, было проведено 1263 мероприятия, в которых приняли участие более 118 тысяч человек.

Общая площадь всех конференц-помещений здесь составляет 4 400 кв.м ; к услугам гостей – 14 банкетных залов для проведения приемов, конференций, выставок и семинаров, которые могут вместить в себя от 10 до 1500 человек. Есть и конференц-зал на 550 мест со сценой, киноэкраном, световой и акустической системами и 5-канальной системой синхронного перевода. Все залы отделены от других зон отеля и расположены очень компактно, один рядом с другим.

Перед залами имеется просторное фойе, которое может использоваться по-разному, в зависимости от потребностей клиента – и как место для регистрации участников мероприятия, и место для кофе-брейка, здесь же выстраивают буфетные линии и накрывают столы во время банкетов.

«Композиторские» и «Писательские» залы – самые вместительные среди московских гостиниц – рассчитаны на одновременный прием 1000 и 300 гостей, соответственно. Залы были совсем недавно реконструированы, поэтому выглядят современно и интересно.

Интерьеры залов выдержаны в классическом стиле: зеркальные колонны, витражи, стильные портьеры и оригинальное потолочное освещение ( различное по уровню и зонам) с использованием многих сотен осветительных приборов создают атмосферу праздничной торжественности при проведении юбилейных событий и элегантной сдержанности во время деловых мероприятий. Ведь здесь проходят выставки, и свадьбы, показы мод и деловые переговоры, организовываются пресс-центры. Благодаря раздвижным перегородкам залы можно трансформировать в соответствии с пожеланиями клиентов. Вся мебель, которую поставляет английская фирма-производитель, переносная и легко складируемая.

В залах установлены современные системы вентиляции, кондиционирования, пожарного оповещения; специалисты технического отдела предоставят различные услуги ( аудио-, видеозапись, телефонная связь, видеоконференции и т.д) и высокотехнологичное оборудование: (системы звукоусиления, всевозможные микрофоны, аудио– и видеомагнитофоны, DVD-плейеры, портативные компьютеры и LCD– проекторы и пр.).

В настоящее время все гостиничные номера, ресторан «Амадеус» и лобби-бар, Картинная галерея, фойе Конференц-зала и все банкетные залы оснащены системой беспроводного доступа в Интернет.

Если говорить о питании, то оно полностью обеспечивается силами самого отеля. На отдельной (от кухонь трех гостиничных ресторанов) кухне трудится бригада банкетных поваров, которые исполнят любое банкетное меню ( а их более 40). Кстати, обслуживает любые мероприятия, как в гостиничных залах, так и на выездных банкетах, сплоченный коллектив официантов банкетной службы, который не раз удостаивался наград за высокое качество обслуживания.

В отеле есть своя служба безопасности – технически оснащенный коллектив опытных профессионалов, со специальной, психологической и лингвистической подготовкой, который обеспечивает безопасное и комфортное пребывание гостей и клиентов отеля, арендаторов офисов в Деловом Центре, порядок на всей прилегающей к гостинице территории. Организаторы мероприятий могут дополнительно приглашать охранные фирмы.

Дополнительные услуги участникам конференций и иных банкетных мероприятий в гостинице предоставляет консьерж, как-то: заказ экскурсий и гида-переводчика, билетов в театры и на концерты, заказ такси, предоставление любой интересующей гостей информации.

Доходы от банкетов, приемов, конференций, семинаров и прочих мероприятий, проходящих в «Рэдиссон САС Славянской», составляют весьма весомый сегмент в структуре общих доходов отеля. Так, в 2006 году этот показатель равнялся 20 %.

Центр международной торговли

В 2006 году в Конгресс-зале Центра Международной Торговли было проведено 102 конгресса и конференций. Комплекс зданий ЦМТ, включая Конгресс-центр, построен архитекторами Скоканом, Черновым и Кубасовым по совместному проекту американской фирмы «Велтон Беккет» и архитектурной мастерской «Моспроект №2» Михаила Посохина.

Конгресс-центр спроектирован в соответствии с мировыми стандартами. В фойе Конгресс-зала гранитный пол, стены облицованы мрамором. В залах – ковровые покрытия. Интересен по дизайну зал для VIP-мероприятий с огромными окнами, выходящими на старинный парк, оборудованный стационарным круглым столом. Он идеален для проведения переговоров, заседаний, деловых встреч.

Благодаря уникальным архитектурным и техническим характеристикам Конгресс-центр является лучшей в России многофункциональной профессионально оборудованной конференц-площадкой.

28 залов и переговорных комнат расположены в двух уровнях здания Конгресс-центра, а также на втором и четвертом этажах Офисного здания-2, которое соединяется с основными помещениями Конгресс-центра крытым переходом.

Самый большой зал Конгресс-центра, конгресс-зал вместимостью 1200 человек, делится звуконепроницаемыми перегородками на три части, каждая из которых может использоваться как самостоятельный зал.

В 2006 году за счет внутренней перепланировки был введен в эксплуатацию выставочный зал площадью 1250 кв.м. В настоящее время выставочные площади Конгресс-центра ЦМТ составляют 3000 кв.м.

Наличие собственного конференц-оборудования позволяет ЦМТ оперативно сформировать комплект для каждого конкретного мероприятия по запросу клиента. Предлагаемое конференц-оборудование включает современные многоязычные системы синхронного перевода (переносные и стационарные), системы звукоусиления (круглый стол, голосования, портативная, концертная, акустическая), аудиомагнитофоны, микрофоны (включая радиомикрофоны), CD-плейеры и проигрыватели мини-дисков, проекционное оборудование: слайд– и оверхэд– проекторы, современные мультимедийные видеопроекторы, плазменные панели, мониторы, мультисистемные видеомагнитофоны, DVD-плейеры, документ-камеры, телевизоры, экраны разных размеров, театральный свет, электронное табло, лазерные указки, а также трибуны, флип-чарты, мебель, указатели и т.д.

В техническом оснащении залов используются современные технологии: подключение к Интернету по коммутируемым и выделенным линиям, Wi-Fi, ISDN; по запросу возможна организация видеотрансляции мероприятия в Интернете.

Центр международной торговли располагает собственными ресторанами, предоставляющими великолепные возможности для организации питания делегатов: кофе-пауз, фуршетов, ланчей, обедов, а также для проведения банкетов в приятной неформальной обстановке.

Опытные банкетные менеджеры предлагают оптимальные варианты проведения торжества и разработают специальное меню.

В ЦМТ есть собственная служба безопасности, отделение милиции, камеры слежения, все входы оборудованы металлодетекторами.

Доходы от проходящих мероприятий в стенах ЦМТ значительны, т.к. он располагает единственным в Москве специализированным Конгресс-центром, и конгрессно-выставочная деятельность является одним из основных направлений деятельности ОАО «Центр международной торговли».

К услугам участников мероприятий:

– деловая библиотека

– банк, почта, экспресс-доставка, полиграфический центр

– авиа и ж/д. кассы, туристические агентства

– подземный гараж, охраняемая стоянка

– аквакомплекс и фитнес-клуб, салон красоты, аптека

– рестораны, бары, казино, караоке, бильярд

– супермаркет, бутики, магазин сувениров

– сервис-бюро, где можно заказать экскурсию, билеты в театр, на концерт, и пр.

Арарат Парк Хаятт Москва

Гостиница «Арарат Парк Хаятт Москва» еженедельно проводит в своих десяти конференц-залах различные мероприятия, конференции, брифинги, коктейли. Элегантно оформленные интерьеры, сочетание элитной кухни, изысканных вин, тонко подобранных музыкальных композиций и оригинальных решений превращают любое событие в незабываемый праздник. Сотрудники банкетной службы помогают разрабатывать концепцию мероприятия. Все конференц-залы выдержаны в общем современном стиле гостиницы, который был исполнен дизайнером компании Hyatt International. Их дизайн выполнен в теплой гамме и минималистичном стиле. Особое внимание можно уделить роскошному залу– Biblioteque. Это уютный зал с камерной атмосферой и утонченными деталями интерьера, где проходят ужины, переговоры, банкеты, а также свадьбы. Дизайн зала напоминает домашнюю библиотеку, акцентом которой является мягкая зона у искусственного камина с мебелью в стиле ар деко – мягкие цвета, теплые оттенки дерева. Из этого зала открывается отличный вид на старинный центр Москвы, в котором часто проходят коктейли на 60 человек.

Все конференц-залы оснащены современным высокотехнологичным оборудованием. В гостинице эффективно работает служба безопасности.

Организаторы конференций обращаются в отель за полным сервисом услуг. Рестораны гостиницы «Арарат Парк Хаятт Москва» знамениты своей передовой кухней и безупречным обслуживанием всех мероприятий в гостинице. Меню по желанию гостя обговаривается заранее.

В гостинице «Арарат Парк Хаятт Москва» успешно работает косьержная служба, которая может предоставить гостям необходимые экскурсии, билеты на концерты, в театр и другие запросы.

Рэдиссон САС Лазурная

И, наконец, отель «Рэдиссон САС Лазурная», который расположен в южной столице России – Сочи. А Сочи – это международный деловой, культурный и оздоровительный центр, где круглогодично проводятся фестивали, конкурсы, ярмарки, спортивные состязания и выставки.

4 звездный отель «Рэдиссон САС Лазурная» удобно расположен на берегу Черного моря, в непосредственной близости от исторического центра города, железнодорожного вокзала и аэропорта Адлер. Прекрасные условия проживания, широкие возможности для проведения конференций и деловых встреч, а также разнообразие дополнительных услуг, таких как эксклюзивная служба дворецких, служба консьержей, частный пляж отеля, агентство путешествий, позволяют назвать отель «Рэдиссон САС Лазурная» идеальным местом для отдыха, деловых встреч, инсентив – туризма.

В 2006 году на базе «Рэдиссон САС Лазурная» было проведено 115 конференций, семинаров, форумов и симпозиумов.

Доходы от мероприятий существенны, т.к. в основном компании, проводящие их, заказывают проживание своих участников в этом же отеле (299 номеров), проводят обеды, ужины, банкеты, пользуются дополнительными услугами отеля (экскурсии, услуги фитнес– центра, пляжа и т.д.).

В отеле работает собственная служба безопасности, которая сопровождает мероприятия. Ведь безопасность является одним из важнейших аспектов, касающихся международных стандартов, предъявляемых отелям 4 звезд. Если организаторы считают необходимым привлечь дополнительную безопасность извне – это их право.

Все конференц-залы отеля оснащены самым современным оборудованием: беспроводным высокоскоростным доступом к сети Internet (WI-FI), аудио и видео системами, LCD проекторами, возможностью установления телефонной конференц-связи, проведения видео конференции. Все залы оборудованы регулируемой системой кондиционирования воздуха, залы для заседаний и офисы для деловых встреч имеют естественное дневное освещение.В распоряжении гостей:

• Многофункциональный Конгресс Холл, вместимостью до 500 человек

• Конференц-зал «Босфор», вместимостью до 200 человек

• Зал для заседаний «Орхидея» (до 45 чел.)

• Зал для заседаний «Мимоза» (до 45 чел.)

• 4 офиса для проведения деловых встреч и индивидуальной работы

• Бизнес центр

Многофункциональный Конгресс Холл прекрасно оснащен для проведения здесь конференций, конгрессов, семинаров, совещаний, форумов, банкетов. Он разделяется на 3 автономные части с их абсолютной звукоизоляцией, обеспечен кондиционированным воздухом, беспроводным доступом в Интернет, системой синхронного перевода на 4 языка, полным аудио– и видео оснащением, мультимедийными и слайдовыми проекторами, экранами и компьютерами. Также в отеле «Рэдиссон САС Лазурная» существует кинотеатр, в котором проводятся кинофестивали и кинофорумы, в котором предусмотрен стереозвук, система Dolby Surround, профессиональный киноэкран.

Каждое мероприятие, проходящее в стенах отеля, сопровождают специалисты бизнес центра и отдела продаж, которые оказывают профессиональную поддержку в подготовке и проведении события.

Конференцию проводим в отеле

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Индустрия гостеприимства